هذا الوصف الوظيفي ننقله لك من موقع وزارة التعليم في المملكة العربية السعودية من الدليل التنظيمي لمدارس التعليم العام
والسؤال هنا ما هي مهام المساعد الاداري في المدرسة؟
أولاً المسؤول المباشر -حسب الدليل الإجرائي- عن المساعد الإداري هو : وكيل أو مدير المدرسة.
ثانياً الهدف الوظيفي العام هو تقديم الدعم الإداري للمدير/ الوكيل وآداء المهام الإدارية والمساندة في المدرسة.
ثالثاً المؤهلات والخبرات المطلوبة دبلوم بعد الثانوي أو أعلى بالإضافة شهادة تقنية متعلقة بالبرامج المكتبية.
رابعاً المهام والمسؤوليات الوظيفية
- تعزيز قيم الاعتزاز بالدين الإسلامي والانتماء والمواطنة، والمحافظة على أمن الوطن، ومتابعة البرامج والأنشطة الخاصة بذلك.
- أداء المهام والأنشطة الإدراية والمكتبية الأساسية والسكرتارية للمدرسة وتنفيذ توجيهات المدير/الوكيل وتعليماته بشأنها. كتنسيق الملفات، و تصوير الأوراق، وإدخال واسترجاع البيانات والوثائق ومعالجة وتحرير النصوص.
- أداء مهام الاتصالات الإدارية وإرسال واستلام الرسائل والطرود وفرزها وتوجيهها إلى الشخص المعني، وفقاً لتوجيهات المدير/ الوكيل.
- تبليغ مايصدر من المدير/ الوكيل من تعليمات لموظفي المدرسة.
- تقديم الدعم للعمليات المدرسية التنظيمية والإدارية اليومية متى ماتطلب ذلك.
- تنظيم اجتماعات المدرسة/اللجنة وإدارة وتوثيق محاضرها، حسب توجيه المدير/ الوكيل.
- إعداد جدول الأعمال ونشرها وفقاً لتوجيهات المدير/ الوكيل.
- المساعدة في جمع وتنظيم المعلومات وإعداد التقارير وفق توجيهات المدير / الوكيل .
- إعداد التقارير الكترونيا وورقياً وفق توجيه رئيسه المباشر.
- استلام وتجهيز ملفات الطلاب المستجدين والمنقولين من المدرسة وإليها، وإنهاء جميع المخاطبات والإجراءات وتنظيم ملفات الطلاب والحرص على اكتمال جميع الوثائق المطلوبة .
- تسجيل وتسليم العهد لجميع العاملين في المدرسة واستلامها بنهاية العام الدراسي ، وتنظيم ملفاتهم وتزويدها بجميع المستجدات التي تطرأ على الموظفين.
- القيام بأخذ حضور وتأخر وغياب الطلاب عن المدرسة.
- إدارة وتنظيم أعمال مستودع المدرسة ، واستلام وحفظ المواد والتجهيزات والكتب الدراسية في الأماكن المخصصة لذلك .
- التواصل مع أولياء أمور الطلاب باستخدام الوسائل المتاحة في حال تأخر وغياب الطلاب عن المدرسة.
- القيام بأعمال المناوبة والإشراف اليومي على الطلاب بداية الدوام الرسمي قبل الاصطفاف الصباحي وبعد نهايته وفق الجدول المعد من قبل اللجنة الإدارية والمعتمد من مدير المدرسة، وبما لايزيد في مجموعه الأسبوعي مع ساعات الدوام الرسمي عن 35 ساعة في الأسبوع.
- القيام بأي مهام يكلف بها من المسؤول المباشر تتناسب مع مهامه / مؤهلاته .
وتعتبر هذه النقاط هي مهام المساعد الإداري وفق الدليل التنظيمي ونلاحظ أن النقطة الأخيرة تعتبر نقطة واسعة إلا أن ربطها بمناسبة المهمة المسندة بالمؤهل وارتباطها بالمهام الخاصة بالمساعد الإداري، قد يعطي فرصة للمساعد الإداري في معرفة ما يعتبر من مهام عمله وما لا يعتبر منها.
